Les membres de Zebda ont raison quand ils chantent qu’il faut rester motivé car organiser LA soirée du siècle est loin d’être une sinécure. Cela demande d’être rigoureux, inventif, tenace et de savoir travailler en équipe. Entourez-vous de personnes motivées et dynamiques. N’hésitez pas à vous réunir régulièrement afin d’éviter que l’entrain de certains ne se transforme en inertie au bout d’une semaine. Puis, activez vos neurones et trouvez un concept alléchant. Une ou plusieurs ambiances musicales ? Bars à thèmes ou buffet ? Le thème de la soirée doit être fédérateur, évoquer la fête, titiller l’imagination. Si votre budget le permet, prévoyez des animations. Faites en sorte que celles-ci correspondent au thème et à la population de la soirée : des gogos tout chauds, d’accord, sauf si vos profs sont conviés à la soirée.
Prenez de l’avance.
Évitez l’urgence : une soirée se prépare au minimum 2 mois à l’avance. Fixez au plus tôt la date, de telle sorte qu’elle n’empiète ni sur des vacances ou partiels, ni sur des soirées concurrentes ou autres matchs de foot. Laissez-vous du temps pour démarcher les sponsors. De nombreuses marques sont prêtes à vous aider, surtout si votre projet est susceptible d’attirer beaucoup de monde. En échange d’une mise en avant de leur logo sur les flyers, ces "mécènes" mettent à votre disposition des cadeaux.
Salle ou discothèque ?
Le lieu devra convenir à la fois au concept de la soirée et au nombre de participants estimé. L’idéal est de convaincre votre chef d’établissement de vous prêter les locaux de l’école. Si l’on vous objecte un refus, il ne vous reste plus qu’à louer une salle. Assurez-vous qu’elle soit aménagée, située à proximité d’un métro, avec bar, voire barman et boissons mis à disposition par le propriétaire. N’omettez pas d’écrire à votre préfecture afin de demander l’autorisation d’ouverture tardive et la mise en place d’une buvette provisoire. Vous devez également prévoir la sono. Le plus simple étant de louer les services d’un DJ qui possède déjà le matériel nécessaire. Autre option : la discothèque. Détentrice de l’autorisation de nuit et de la licence IV, elle vous évite des démarches administratives peu transcendantes. Le personnel, la sono et le bar vous étant généralement imposés, votre tâche se limitera à trouver le DJ qui mettra le feu.
Je contracte, tu contractes...
Dégainez votre stylo. C’est le moment de signer des contrats : assurance, salle... Vous ne pourrez y échapper. Établissez un contrat avec le propriétaire du lieu choisi sur lequel seront spécifiées les responsabilités de chacun et la répartition des bénéfices. C’est la seule façon d’éviter toute mauvaise surprise. La salle vous demandera un acompte, d’où l’importance de mettre en place des préventes. Assurez-vous également pour tout incident qui ne serait pas couvert par le contrat souscrit : il suffit d’une indigestion pour que votre responsabilité soit engagée. Enfin, prévoyez une équipe de surveillance, professionnelle ou non, indispensable pour empêcher tout débordement.
Parce qu’ils le valent bien
Musique = auteur = Sacem. À moins de se trémousser toute la nuit sur le répertoire des années 20, vous devrez vous acquitter des droits d’auteur qui protègent toutes les œuvres musicales non tombées dans le domaine public (70 ans après le décès de l’auteur). Pour obtenir l’autorisation de diffusion, prenez contact avec la Sacem de votre région ou remplissez directement le formulaire de déclaration sur www.sacem.fr. Les forfaits sont établis en fonction de la superficie de la salle et du prix d’entrée fixé. Soyez malin, en réglant vos droits avant la soirée, vous bénéficierez d’une réduction de 20 %.
Voilà, tout est dit ! Enfin presque... Parlez-en autour de vous, distribuez des flyers et contactez-nous pour que LA soirée du siècle soit annoncée !
Dim 16 Jan 2011 - 1:04 par fabien
Sujet: astuce pour organisé une soirée étudiante ... 